公文格式之主体
公文格式之主体
三支一扶小讲堂



前  言

公文格式的考点错综复杂,不同的要素之间的位置,字体字号,要求各不相同。下面小粉笔带着大家梳理一下公文主体的考点。首先明确:公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。


【要素一:标题】

由发文机关名称、事由和文种组成

考点1.如“国务院关于开展第七次全国人口普查的通知”,其中“国务院”是发文机关,“开展第七次全国人口普查”是事由,“通知”是文种。


考点2.回行时,要做到词意完整(一个完整的词语不能拆成两行写,比如“农村工作会议”不可以拆成“农村工——作会议”),排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。


考点3.实际工作中有些公文标题中的发文机关和事由可以酌情省略,如“关于×××××××××的通知”“公告”。唯独文种一定不能省略。


【要素二:主送机关】

公文的主要受理机关。

考点1.应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。


考点2.主送机关编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。


考点3.主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

考点4. 主送机关中的同类型机关可以使用统称,统称就是给一些机关起一个统一的称呼,如省政府发公文给辖区内的各市政府和县政府,主送机关则可写成“各市、县人民政府”。


【要素三:正文】

公文的主体,用来表述公文的内容。

考点1.公文首页必须显示正文。


考点2.正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。


考点3.文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注。


【要素四:附件说明】

公文附件的顺序号和名称。

考点1.如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。


考点2.如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。


考点3.附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐


考点4.附件说明相当于附件的目录。只有一个附件时不用排序,即“ 附 件:××××××××”。


【要素五:发文机关署名】

发文机关全称或者规范化简称。

考点.单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。


【要素六:成文日期】

考点1.署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。


考点2.联合行文时,成文日期署最后签发机关负责人签发的日期。


考点3.加盖印章的公文,成文日期一般右空四字编排。


考点4.用阿拉伯数字(不能使用汉字数字)将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。


【要素七:印章】

考点1.印章用红色,不得出现空白印章。


考点2.单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。


考点3.有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。


【要素八:附注】

公文印发传达范围等需要说明的事项。

考点:附注写在成文日期的左下角,用来说明文件发放、传达范围等,如可以写“此件公开传达”“此件发至县团级”。


【要素九:附件】

公文正文的说明、补充或者参考资料。

考点1. 在版记之前,与公文正文一起装订。


考点2. 如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。


考点清单

考点 1——公文标题由三部分组成:发文机关名称、事由和文种。文种是中心词,不可省略,其他部分可以视情况省略。

考点 2——如果公文标题过长一行写不下,可以拆行写,回行要做到词意完,标题可以排列成梯形或菱形,但不能排列成长方形、正方形。

考点 3——主送机关的排列原则:

(1)先高后低:主送机关中同时出现级别高和级别低的单位,如“各市、县人民政府”,先写级别高的单位“市”,后写级别低的单位“县”。

(2)先外后内:如果主送机关之间没有级别的高低之分,它们是同级,要遵循“先外后内”,先写关系远的,后写关系近的。如广东省人民政府给广东省各市政府和广东省政府各职能部门(省教育厅、公安厅、财政厅等厅级单位,统称省直各单位)发公文,由于各市政府和省直各单位都是省政府的直接下级,它俩是同级,要遵循“先外后内”,很明显省政府与省直各单位的关系更亲近,与市政府的关系稍远些,所以市政府排列在前面,省直各单位排列在后面,即写为“各市政府、省直各单位”。

(3)党政军群:主送机关中如果同时出现党的机关、政府的机关、军队、人民团体,此时按照“党政军群”的顺序排列即可。

考点 4——公文正文中如果引用了其他公文,需要同时引用公文的标题和发文字号。先引用标题,后引用发文字号,如“根据《关于构成哄抬价格行为涨价幅度界定问题的意见》(鲁价调发〔2005〕65 号)的要求”。

考点 5——公文写到最后会涉及结尾用语问题,不同的公文对结语的要求是不同的:

(1)下行文对结语没有硬性规定,可写可不写,如果写,通常是“特此”二字加文种,如“特此决定”“特此批复”等。

(2)平行文对结语也没有硬性规定,但一般出于礼貌会写。最典型的平行文为“函”,“函”的结语可以使用“特此函询”“特此函达”等。

(3)上行文必须写结语,其中最典型的是“请示”,可以写“妥否,请批复”“当否,请批示”等,要用征询、询问的语气。

例题演练

1.(多选)下列关于公文成文日期的说法,正确的有(  )。

A.公文成文日期就是公文印发日期

B.经机关负责人签发的公文,以签发日期为准

C.会议通过的决议、决定以会议正式通过的日期为谁

D.联合行文以最先签发的机关负责人签发的日期为准


【答案】BC

A项错误,根据《党政机关公文处理工作条例》第九条规定:“(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。”公文签发后才能印发,所以印发日期于成文日期之后形成,时间上可能一致,印发日期也可能晚于成文日期,但不能早于成文日期。

B、C项正确,D项错误,《党政机关公文处理工作条例》第九条规定:“(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。”

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